Tại Văn bản trên, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp huyện căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc các Chỉ thị số 364-CT ngày 06 tháng 11 năm 1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng; Nghị định số 119-CP ngày 16 tháng 9 năm 1994 của Chính phủ; Thông tư số 28/TCCP-ĐP ngày 17 tháng 3 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ; Thông tư số 109/1998/TT-TCCP ngày 28 tháng 5 năm 1998 và các văn bản liên quan đến việc quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới đơn vị hành chính các cấp.

Ủy ban nhân dân cấp huyện tập trung một số nhiệm vụ trọng tâm như: thường xuyên tuyên truyền cho người dân ở những nơi có mốc, tuyến địa giới hành chính có ý thức bảo vệ tốt, không làm xê lệch, hư hỏng mốc địa giới; thay đổi hiện trạng tuyến địa giới hành chính; Tăng cường công tác kiểm tra việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ, bản đồ và các cột mốc địa giới hành chính do địa phương mình quản lý để kịp thời xử lý đối với các hồ sơ, bản đồ bị mối mọt do tác động của thời gian và các cột mốc bị tác động, xê dịch do yếu tố tự nhiên. Kịp thời phát hiện và phối hợp giải quyết những vấn đề về xâm canh xảy ra tại địa phương quản lý theo quy định của Luật Đất đai và dân cư, hộ khẩu...; Khi hết nhiệm kỳ hoặc thay đổi công tác, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phải tiến hành bàn giao hồ sơ, bản đồ, mốc địa giới hành chính cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân mới để tiếp tục quản lý, sử dụng theo đúng quy định; Chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện tốt công tác bàn giao, tiếp nhận, quản lý sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính do địa phương quản lý; trong đó phải giao trách nhiệm cụ thể cho Trưởng thôn, làng, tổ dân phố trong việc quản lý các mốc địa giới hành chính đặt tại các thôn, làng, tổ dân phố; Kịp thời phát hiện biểu dương, khen thưởng đối với các tổ chức tập thể, cá nhân có thành tích trong việc bảo vệ bộ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp do địa phương mình quản lý; đồng thời xử lý nghiêm đối với những trường hợp vi phạm trong việc quản lý sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính theo đúng quy định.

Đồng thời, định kỳ trước ngày 20 tháng 6 và ngày 10 tháng 12 hàng năm, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) tình hình quản lý hồ sơ, bản đồ; mốc, tuyến địa giới hành chính theo quy định.

Đối với Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh giao chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quản lý về việc giữ gìn, bảo vệ bộ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính các cấp trên địa bàn tỉnh. Thực hiện tốt công tác quản lý, lưu trữ bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp; đồng thời hướng dẫn các địa phương, đơn vị các nội dung liên quan đến công tác quản lý địa giới hành chính theo đúng quy định. Chủ động phối hợp với các địa phương, đơn vị liên quan trong việc kiểm tra công tác quản lý, lưu trữ, sử dụng và quản lý bộ hồ sơ, bản đồ và quản lý địa giới hành chính các cấp và nắm tình hình, thu thập các tài liệu, hồ sơ cần thiết để phục vụ công tác tham mưu giao nộp sản phẩm hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp tỉnh.

Chậm nhất trước ngày 20 tháng 12 hằng năm, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Bộ Nội vụ về tình hình hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính của tỉnh./.