Theo đó thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của 11 phông: Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng; Văn phòng HĐND - UBND huyện Đăk Glei; Văn phòng HĐND - UBND huyện Đăk Tô; Văn phòng HĐND - UBND huyện Sa Thầy; Văn phòng HĐND - UBND Thành phố Kon Tum; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn phòng HĐND - UBND huyện Kon Plông; Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Hồi; Văn phòng HĐND - UBND huyện Kon Rẫy (Phông Văn phòng HĐND-UBND bao gồm tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Văn phòng) lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử với số lượng trang là 1.563.942 trang A4.

Ngày 17 tháng 02 năm 2025 Sở Nội vụ đã họp bàn tổ chức bàn giao mặt bằng và triển khai công tác thi công số hóa tài liệu lưu trữ cho đơn vị thi công.

Tham dự cuộc họp có đồng chí Trần Ngọc Tuấn, Phó giám đốc Sở Nội vụ chủ trì và lãnh đạo VNPT, Công ty ADDJ tham dự

Đồng chí Phó Giám đốc Sở Nội vụ dự triển khai chỉ đạo

Quang cảnh buổi làm việc

Sau khi trao đổi thảo luận với các bên liên quan đồng chí chủ trì kết luận như sau:

- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được lưu giữ tại Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ). Ưu tiên số hóa toàn bộ những văn bản, tài liệu cũ nát, những văn bản gốc,… sản phẩm số hóa cuối cùng phải ở mức độ chất lượng cao, dễ dàng đọc qua mạng internet.

- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu. Tệp tin điện tử phải được định dạng theo những tiêu chuẩn công nghiệp với siêu dữ liệu có tính cấu trúc và kỹ thuật cơ bản để đảm bảo khả năng bảo quản tệp tin lâu dài. Tối ưu hóa kích cỡ tệp tin để giảm thiểu gánh nặng lưu trữ và lưu thông trên mạng.

- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.