Trong hoạt động chuyên môn của các cơ quan, đơn vị, địa phương tài liệu lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, tham mưu nhiệm vụ quản lý nhà nước. Đối với từng lĩnh vực, qua mỗi thời kỳ sẽ có các văn bản chỉ đạo và cách thực hiện khác nhau và hoạt động trong mỗi thời kỳ sẽ có ảnh hưởng nhất định đến thời kỳ sau. Đối với công tác quản lý nhà nước về hội, việc thu thập, sắp xếp các tài liệu liên quan đến quản lý nhà nước về hội trước đây để tra cứu, nghiên cứu và tham mưu càng cấp thiết.

Đảng và Nhà nước ta đã luôn quan tâm, tạo điều kiện cho các hội phát triển. Đồng thời, tăng cường quản lý nhà nước về các hội để các hội tổ chức và hoạt động đúng theo quy định của pháp luật, đóng góp tích cực vào sự nghiệp đổi mới, xây dựng và phát triển đất nước. Thực hiện chủ trương của Đảng và nhằm tạo cơ sở pháp lý cho công tác quản lý nhà nước về hội trong thời kỳ đổi mới, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quan trọng, quy định về tổ chức và hoạt động của hội, như: Nghị định số 88/2003/NĐ-CP ngày 30/7/2003 quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội; Nghị định số 45/2010/ NĐ-CP ngày 21/4/2010 quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội (thay thế Nghị định số 88/2003/NĐ-CP); Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 13/4/2012 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP.

Có thể thấy, bằng việc ban hành các văn bản trên, Chính phủ không chỉ cụ thể hoá quyền lập hội của công dân mà còn tạo cơ sở pháp lý để quản lý nhà nước về hội ngày càng có chất lượng và hiệu quả hơn. Nhờ đó, tổ chức và hoạt động của các hội trên cả nước và ở tỉnh trong thời gian qua rất phát triển. Tại tỉnh ta, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, chính quyền các cấp, những năm qua hầu hết các tổ chức Hội quần chúng được tổ chức và hoạt động theo đúng quy định tại Nghị định 45/2010/NĐ-CP ngày 21 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội. Hoạt động của các tổ chức hội theo đúng điều lệ đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Việc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước và các quy định của địa phương cũng được các hội chấp hành nghiêm túc. Một số hội đã thể hiện được vai trò tích cực của mình trong thực hiện các hoạt động xã hội hóa thuộc lĩnh vực giáo dục, văn hóa, báo chí, khoa học, bảo trợ xã hội, phát triển cộng đồng và xóa đói giảm nghèo, bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân, đối ngoại nhân dân. Nhiều hội đã tham gia tư vấn, phản biện, giám định xã hội các đề án, chính sách góp phần phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao vai trò quản lý, hoàn thiện cơ chế chính sách của nhà nước.

Ảnh minh hoạ: Hội Bảo vệ quyền trẻ em và bảo trợ người khuyết tật tỉnh phối hợp với các đơn vị, địa phương trong Chương trình “Trao yêu thương”.

Công tác quản lý Nhà nước đối với tổ chức, hoạt động của các hội quần chúng trên địa bàn tỉnh được tăng cường. Các hội quần chúng nhận được nhiều sự quan tâm của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động. Một số hội được phê duyệt đề án thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao. Nhờ đó đã tạo điều kiện cho sự thành lập, phát triển và mở rộng các hoạt động của các tổ chức Hội để các tổ chức Hội có điều kiện tham gia vào đời sống xã hội, thực hiện một số nhiệm vụ do nhà nước giao hoặc cung cấp, xã hội hóa các dịch vụ công góp phần tích cực vào việc xây dựng, củng cố, phát huy sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân tộc và phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội của tỉnh. Ngoài ra, Ủy ban nhân dân tỉnh thường xuyên chỉ đạo Sở Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hội hoạt động tăng cường công tác quản lý nhà nước về hội theo đúng các quy định của Đảng và Nhà nước về hội quần chúng.

Bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, hoạt động của một số tổ chức hội còn nhiều hạn chế, bất cập. Một số tổ chức hội chưa phát huy rõ vai trò, vị trí; trong thực hiện nhiệm vụ, hiệu quả còn có mặt hạn chế; nội dung, phương thức hoạt động chưa có nhiều đổi mới; công tác tập hợp, quản lý và phát triển hội viên còn hạn chế, chưa đúng quy định, chưa đáp ứng nguyện vọng, lợi ích thiết thực, chính đáng của hội viên; chưa phát huy được tính tự chủ, năng động, sáng tạo, khả năng tập hợp, thu hút hội viên.

Ngoài ra, do điều kiện trước đây nên chưa có hệ thống điện tử để sắp xếp các văn bản về hội. Mặt khác, công chức phụ trách công tác hội và các nhiệm vụ liên quan đến hội thường xuyên thay đổi theo yêu cầu nhiệm vụ công tác của các cơ quan, đơn vị, địa phương. Trong quá trình thay đổi, có một số đơn vị làm tốt công tác lưu trữ tài liệu và bàn giao nhưng cũng có một số đơn vị làm chưa hiệu quả. Chính vì vậy, khi có vấn đề liên quan đến công tác hội thì việc tra cứu hồ sơ, văn bản liên quan hết sức khó khăn, không kịp thời, mất thời gian và ảnh hưởng đến công tác quản lý. Từ những hạn chế nêu trên, việc sưu tầm và scan các văn bản liên quan đến cặp hồ sơ nguyên tắc về công tác hội để thuận lợi cho công tác nghiên cứu, tham mưu, quản lý là hết sức cần thiết. Theo yêu cầu công tác lưu trữ sau khi sử dụng hệ thống Ioffice, các đơn vị đều phải nộp hồ sơ lưu trữ trên hệ thống Ioffice nên việc ứng dụng số hóa hệ thống văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác hội để lưu trữ, theo dõi và tra cứu qua từng năm hoặc từng thời kỳ vô cùng thuận lợi, khả thi, phù hợp thực tiễn.

Có thể thấy, việc ứng dụng số hóa hệ thống văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác hội sẽ giúp việc lưu trữ tài liệu có hệ thống và hiện đại. Từ đó, việc quản lý nhà nước về hội sẽ ngày càng hiệu quả hơn trong tình hình hiện nay./.