Hiều nôm na, văn phòng điện tử, là một SAAS, sử dụng các thiết bị có kết nối internet, để thao tác xử lý công việc ngay trên máy tính hoặc di động. Mọi công văn, đề xuất, báo cáo đều được giải quyết và lưu trữ trên cùng hệ thống. Giải pháp này thay thế văn phòng giấy, loại bỏ các bước thủ công, tinh gọn quy trình.

Một vấn đề nữa khiến sự quan tâm tới giải pháp này càng ngày càng tăng. Ảnh hưởng của đại dịch Co-vid 19, nhiều công ty chọn giải pháp làm việc tại nhà để đảm bảo an toàn. Nhưng để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả công việc, họ cần một phần mềm quản lý, cho phép nhân viên làm việc từ xa. Nhu cầu càng ngày càng tăng, khiến văn phòng điện tử trở thành một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Những lợi ích khi sử dụng văn phòng điện tử

Lý do và mục đích sử dụng đã có, vậy chúng ta sẽ tìm hiểu những lợi ích cụ thể mà giải pháp có thể mang lại cho doanh nghiệp.

Ứng dụng văn phòng điện tử

Đối với lãnh đạo:

Quản lý làm việc từ xa:

Khi không có mặt ở công ty, lãnh đạo vẫn có thể giao việc, theo dõi tiến trình công việc trên hệ thống. Chỉ cần một thiết bị có kết nối internet, bạn có thể quản lý dù đang ở bất kỳ nơi đâu và vào thời gian nào.

Vào thời điểm đại dịch bùng nổ, đây là một trong những công dụng ăn điểm với doanh nghiệp. Quản lý và nhân viên đều không cần lên văn phòng, nhưng vẫn có thể trao đổi và xử lý công việc trơn tru, đảm bảo đúng deadline. Mọi thông tin đều được tập trung trên một nền tảng, thuận tiện lưu trữ, kết hợp với nội dung công việc.

Hệ thống công việc minh bạch rõ ràng:

Sử dụng phần mềm đồng nghĩa với việc giảm thiểu các cuộc họp. CEO của Telsa Motors đã khuyên rằng: “Tần suất các cuộc họp nên giảm, trừ khi đó là một vấn đề khẩn cấp”. Các cuộc họp diễn ra quá nhiều, kém hiệu quả, gây lãng phí, các nhân viên không có thời gian để xử lý công việc.

Giờ đây, lãnh đạo có thể giao việc, chỉ đinh công việc cho từng người cụ thể thông qua sự hỗ trợ của hệ thống. Người phụ trách sẽ cập nhật tiến độ lên trên hệ thống, có biểu đồ hiển thị với mức độ hoàn thành 30%, 50% tới 90%. Quản lý dễ dàng thu thập được thông tin tổng hợp thông qua biểu đồ phân tích. Chỉ cần một cú click chuột sẽ xem được cụ thể tiến độ công việc. Từ đó, họ có cái nhìn khách quan để đánh giá được tổng thể khối lượng công việc và thời gian cần thiết để hoàn thành.

Quản lý hành chính nhân sự:

Một lợi ích rất lớn từ phần mềm văn phòng điện tử là hệ thống chấm công online nhanh chóng dễ dàng và tiện lợi. Đã qua cái thời nhân viên phải tới đúng giờ, điểm danh và ghi sổ. Hệ thống chấm công bằng máy vân tay đang dần bị thay thế bởi sự bất cập về tính chính xác và chi phí đầu tư. Tự động tích hợp dữ liệu chấm công với các dữ liệu khác về nhân sự như ngày nghỉ phép, bảng lương, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và giảm thiểu chi phí cơ hội khác.

Hơn nữa, với việc làm online tại nhà đang dần trở thành trào lưu, chấm công online cực kỳ hữu hiệu để doanh nghiệp quản lý tác phong làm việc của nhân viên, đưa mọi thứ vào khuôn khổ và nề nếp.

Đối với nhân viên:

Môi trường làm việc hiện đại chuyên nghiệp:

Văn phòng điện tử tạo ra môi trường khác biệt, giúp nhân viên cảm nhận được sự tiện lợi và thuận tiện. Nhân viên dễ dàng trao đổi ý kiến với nhau, với sếp. Thông tin tài liệu dễ truy cập. Trao đổi và chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban và đội nhóm dễ dàng. Đây cũng là một lợi thế cạnh tranh của công ty trong tuyển dụng nhân viên.

Tiết kiệm:

Thời gian chính là tiền. Phần mềm sẽ tự động hóa các công việc văn phòng hành chính thông thường, cắt gọn quy trình. Nhân viên được giải phóng khỏi các công việc lặp đi lặp lại, mà dành thời gian để suy nghĩ sáng tạo ra giải pháp. Tập trung vào tư duy công việc, doanh nghiệp khai thác tối đa khả năng lao động trí não của nhân viên.

Lượng công việc trước phải mất 1 tuần mới hoàn thành, nay chỉ cần 2-3 ngày để giải quyết xong. Cắt giảm công việc chân tay, tối đa hóa năng lượng sản xuất, tiết kiệm 50% thời gian. Nhân viên được hưởng lợi rất nhiều. Họ có nhiều thời gian hơn để đầu tư vào phát triển kỹ năng và năng lực cá nhân.

Nâng cấp nhân viên:

Hiểu biết về công nghệ thông tin là một trong những kỹ năng quan trọng không thể thiếu đối với lực lượng lao động bây giờ. Khi được làm việc trong môi trường hiện đại, ứng dụng kỹ thuật tiên tiến, nhân viên sẽ tự động nâng cấp trình độ làm việc.

Thông thạo tác phong làm việc hiện đại trong môi trường mạng 4.0. Nắm bắt nhanh các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân, theo dõi và báo cáo các công việc kịp thời.

Đầu tư phần mềm văn phòng điện tử có tốn nhiều tiền không?

Văn phòng điện tử  được cung cấp bởi các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần trả phí để duy trì quyền truy cập của mình vào hệ thống. Một vài phần mềm đang được cung cấp bởi một mức giá hữu nghị.

Top E-office chỉ phải trả phí 20k/user/tháng cho gói cơ bản với 4 chức năng.

Tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, các phần mềm hiện nay cung cấp các tính năng tương ứng. Theo đó, giá thành của mỗi gói sản phẫn cũng sẽ thay đổi.

Hiện nay, có rất nhiều bản cho phép người dùng sử dụng miễn phí để trải nghiệm. Doanh nghiệp không cần phải tốn tiền đầu tư vào máy móc thiết bị hạ tầng, server. Tất cả đều được cung cấp bởi đối tác phát triển phần mềm.

Về tổng quan, với những lợi ích mà nó mang lại so với chi phí, doanh nghiệp được lợi rất nhiều khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử. Đây là xu hướng tất yếu trong môi trường 4.0.

Ứng dụng công nghệ, xây dựng một văn phòng “xanh” không giấy tờ, cũng góp phần giảm thiểu chất thải, bảo vệ môi trường. Văn phòng điện tử là xu hướng của tương lai. Khi mà một vài nước trên thế giới như Dubai đã áp dụng hệ thống dịch vụ công không giấy tờ đầu tiên trên thế giới.